Messeplanung bei Messebau Sommer

Messeplanung Aufbau

Die Teilnahme an Messen ist ein sehr wichtiges Marketinginstrument für Unternehmen jeder Branche und Größe. Messen ermöglichen es, innerhalb kürzester Zeit ein Fachpublikum zu erreichen, neue ggf. unbekannte Produkte vorzustellen, Neukunden, Bestandskunden oder auch Partner gezielt einzuladen, zu informieren und/ oder zu schulen.

Für eine erfolgreiche Messe ist eine Messeplanung essentiell – denn diese steht immer am Anfang. Unsere individuelle Beratung, die Ermittlung Ihrer Messeziele und Bestimmung Ihres Messekonzepts wird genutzt, um Ihre Produkte oder Dienstleistungen einer selektierten Zielgruppe vorzustellen. Wir beraten Sie bei der Auswahl der Messen, Ihrer Standform oder der Positionierung in der Messhalle.

Die richtige Vorbereitung Ihrer Kommunikationsmaterialien oder Werbegeschenke sowie die Standausstattung können über eine gelungene Messe mitentscheiden. Wir beraten Sie gerne!

Was muss für eine Messe im Vorfeld geplant werden?

Ein erfolgreicher Messeauftritt lebt von einer abgestimmten und gut durchdachten Planung.

Die Messe sollte man also als einen langfristigen Prozess ansehen. Dieser Prozess besteht aus Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung und nimmt viel Zeit in Anspruch. Aber der Aufwand lohnt sich, wenn die folgenden Faktoren im Vorfeld gründlich durchgeplant werden:

Ziele

Zuerst sollte überlegt werden, was genau mit dem Messeauftritt erreicht werden soll. Wollen Sie den Abverkauf eines bestimmten Produktes oder Ihre Markenbekanntheit steigern? Wollen Sie eine komplett neue Zielgruppe ansprechen oder neue Kunden akquirieren? Um die Messeplanung möglichst genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auszurichten, sollten die Schwachstellen oder die Wunschvorstellungen herausgestellt und in Ziele formuliert werden. Dies sollte möglichst zu Beginn geschehen, da die Messeplanung sich in vielen Hinsichten an den gesetzten Zielen orientiert.

Auswahl der Messeveranstaltung

Es sollte geprüft werden, an welchen Messen teilgenommen werden sollte. Hierbei sollte möglichst Zielgruppenorientiert vorgegangen werden, damit möglichst wenig Streuverluste entstehen und die Messe ein wahrer Erfolg wird.

Zielgruppe

Je nachdem, welche Ziele Sie mit dem Messeauftritt verfolgen, sollte bei der Auswahl der Zielgruppe immer darauf geachtet werden, dass ein gutes Verhältnis zwischen Bestands- und Neukunden besteht. Da der Messeauftritt möglichst genau auf die Zielgruppe abgestimmt werden muss, sollte diese möglichst zu Beginn geschehen.

Budget

Welches Budget für einen Messeauftritt zur Verfügung gestellt werden kann, sollte immer in Verbindung mit den definierten Zielen betrachtet werden. Es sollten sorgfältig alle Aspekte mit einkalkuliert werden, wie z.B. die Standplatzmiete, der Messestand, das Personal, Reisekosten usw., damit keine unerwarteten Kosten entstehen können. Je nachdem, welche Ziele Sie mit dem Messeauftritt verfolgen wollen, kann z.B. die Steigerung des Bekanntheitsgrads oder der Vertrieb im Fokus stehen. Weiterhin sollten Sie überlegen, ob am Messestand besondere Mittel zum Einsatz kommen sollten, wofür z.B. Starkstrom oder Ähnliches benötigt wird. Da diese das Budget unerwartet in die Höhe treiben, sollte dies rechtzeitig angemeldet werden.

Messeauftritt kommunizieren

Im Vorfeld einer Messeausstellung sollte die Teilnahme über verschiedene Medien bekanntgegeben werden. Wichtig ist, dass Sie auch Ihre Bestandskunden, z.B. in Form von Einladungen, auf Ihren Messeauftritt aufmerksam machen.

Messestand

Die Planung eines Messestandes sollte nicht unterschätzt werden, denn dieser stellt auf der Messe den wichtigsten Bestandteil Ihrer Präsentation da. Möglichst rechtzeitig sollte ein ansprechendes Design geplant werden, um ggf. spontane Änderungen vornehmen zu können. Im Regelfall wird der Messestand dann bei einem Messebau Unternehmen in Auftrag gegeben, weshalb ein detailliertes und abgestimmtes Briefing notwendig ist. Es sollten zudem genügend Werbeartikel, Prospekte, Flyer und Visitenkarten organisiert werden, um den Kunden auf der Messe stets mit genügend Informationen zu Versorgen.

Personal

Neben eigenem Personal können Sie für den Service am Messestand auch Messepersonal buchen. Hierbei sollte beachtet werden, dass das Messepersonal gebrieft und anständig geschult werden sollte, um über genügend Fachkompetenz zu verfügen. Von der Kleidung bis zu den Aufgaben sollte alles rechtzeitig durchgeplant werden, damit es später nicht zu Problemen kommt.

Anfahrt und Aufbau

Je nachdem, wo und wie lange Ihr Messeauftritt stattfindet, muss sich möglichst rechtzeitig um Übernachtungsmöglichkeiten für Ihr Personal gekümmert werden, denn bei Messeveranstaltungen sind viele Hotels schnell ausgebucht und es können zudem unerwartet hohe Kosten anfallen. Für den Auf- und Abbau des Messestandes wird meistens externes Personal benötigt, welches frühzeitig eingeplant werden muss.

Transport und Lagerung

Der Transport Ihres Messestandes sollte auch nicht auf die leichte Schulter genommen werden, denn je nach Größe Ihres Messestandes gestaltet sich dies unterschiedlich komplex. Im Regelfall werden Transportunternehmen im Vorfeld dafür beauftragt, damit der Transport reibungslos ablaufen kann.

Was sollte bei der Messeplanung beachtet werden?

Bevor Sie Ihren Messestand planen oder in Auftrag geben, sollten sie beachten, dass dies möglichst neun bis zwölf Monate vor Messebeginn geschehen sollte. Bevor der Messestand umgesetzt wird, muss einige Zeit in die Planung investiert werden. Da sich in der Planung an den Marketing- und Kommunikationszielen des Unternehmens orientiert wird, müssen einige Unternehmen diese auch oft erst einmal herausstellen. Wenn die Ziele und die Zielgruppe des Unternehmens bereits im Vorfeld feststehen, wird in der Planung der nächste Schritt angegangen. Ca. 3 bis 6 Monate vor Beginn der Messe wird mit dem Design des Messestandes begonnen, um ggf. noch rechtzeitig Änderungen am Messestand vornehmen zu können.

Schnell kommt es vor, dass dieser Aufwand unterschätzt wird, weshalb es schnell zu zeitlichen Engpässen oder extrem stressigen Arbeitssituationen kommen kann. Um Ihr Personal zu entlasten, bietet es sich an, die Messeplanung und Messeorganisation in erfahrene externe Hände zu geben, damit Sie sich in Ruhe auf unternehmensinterne Aufgaben konzentrieren können.

Häufige Fehler in der Messeplanung, die Sie vermeiden sollten

Die Zeitplanung

Für Messeplanung ist es nie zu früh, denn oftmals kommt es vor, dass die Planung des Messeauftritts zu spät vorgenommen wird. Oftmals werden auch die Urlaubs- und Krankheitstage von Personal außer Acht gelassen. Diese sollten stets mit eingeplant werden, um Personalengpässe zu vermeiden.

Budgetplanung

Häufig kommt es vor, dass das benötigte Budget falsch kalkuliert oder die Budgetplanung zu spät vorgenommen wird. Dadurch kann es zu ungewollten Unkosten kommen, welche den Erfolg der Messe für das Unternehmen beeinträchtigen könnte. Generell sollte beachtet werden, dass ein Messestand nur dann eine geeignete Werbemaßnahme darstellt, solange die Kosten den Nutzen nicht übersteigen.

Das Messepersonal

Das Messepersonal präsentiert ihr Unternehmen auf der Messe und steht im ständigen Austausch mit potenziellen Kunden. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, geeignetes Personal rechtzeitig auszuwählen und gezielt für den Messeauftritt zu schulen. Ein häufiger Fehler bei Messepersonal: Durch schlechte Zeitplanung wird oft auf wenig qualifiziertes und unmotiviertes Personal gesetzt.

Was zeichnet eine gute Messeplanung aus?

Eine gute Messeplanung zeichnet sich aus einem Zusammenspiel von Zeit- und Budgetmanagement, geschultem Personal, geeignetem Messestand, Werbematerialien und einer Nachbereitung aus. Ebenfalls ist die Planung von Aufbau und Logistik sowie die Organisation vom Standplatz von hoher Bedeutung. Ebenfalls sorgt eine rechtzeitige Messeplanung (ca. 9-12 Monate zuvor), für einen entspannten und erfolgreichen Messeablauf.

Fakt ist: Ihr Messeauftritt wird nur dann ein Erfolg, wenn sie dank rechtzeitiger Planung gut organisiert ist und eine umfassende Nachbereitung stattfindet.

In den meisten Fällen können viele der genannten Faktoren von Unternehmen durch Zeitmangel oder fehlender Messe-Kompetenz selbst nicht durchgeführt werden, weshalb es sich hier immer empfiehlt, ein Messebau Unternehmen zu beauftragen.

Messeplanung bei Messebau Sommer

Als kompetentes Full-Service Messebau Unternehmen, nehmen wir uns Ihren Aufträgen und Wünschen gerne an. Mit fast 70-jähriger Erfahrung im Messesegment entwickeln wir mit unseren insgesamt 15 Mitarbeitern auftrittsstarke Messestandkonzepte, abgestimmt auf Ihr Unternehmensleitbild. Unser Team, bestehend aus diplomierten Innenarchitekten, Handwerksmeistern und Veranstaltungsfachwirten sorgt dafür, dass Ihr Messeauftritt ein wahres Erfolgserlebnis wird. Dabei übernehmen wir gerne alle erwünschten Leistungen, sodass Sie sich einfach zurücklehnen können.

Kompentente Beratung in allen Bereichen

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Ihr Kontakt bei allen Fragen

Von der Beratung, der Genehmigungsplanung bis zur ablauforientierten Organisation und Terminkoordination Ihres Messestands – bei all Ihren Fragen stehen wir Ihnen zur Seite.

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Durch individuelle Planung Ihrer Messeziele und unter Einbezug Ihres unternehmerischen Leitbildes entwickeln wir für Sie und mit Ihnen auftrittsstarke Standkonzepte.

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Icon Hammer und Schraubenschlüssel

Planung bis Aufbau - alles aus einer Hand

Von der Planung bis zur Fertigstellung realisieren wir im Full-Service alle Ihre Vorstellungen.

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